This  form  is  used  to  collect  information  from  you  regarding incidents  and/or  concerns. 

We may  use  the  information  you  provide  for  the  purpose  of:

  • Helping  us  to  identify  the  best  staff  member  for  you  to  speak  to in  relation  to  your report;
  • Providing  the  identified  staff  member  with  your  contact  details  (if  you  have  provided them)  and  some  useful  background  information  that  will  enable them  to  understand the  nature  of  your  concern  or  the  incident  you  are  reporting; 
  • Where  applicable,  reviewing  your  report  and  taking  further  action  if  required.  For  example,  an  investigation  could  lead  to  the  university  carrying  out  disciplinary action. You  can  read  more  about  this  on  the Office  of  Student  Complaints,  Conduct  and  Appeals  (OSCCA) webpage. We  will  write  to  you  to  keep  you  inform  of  what  we  are  doing. 
  • Once  we  have  concluded  any  actions  we  have  taken,  we  will  write to  you  to  inform you  of  the  outcome.  We  will  only  retain  your  personal  information  for  a  further  three  years  in  line  with  university  policy.  After  three  years,  we will  delete  what  personal  data  you  have  provided.  We  may  retain  some  information  in  order  to  monitor  our  work  in  this  area  but  you  will  not  be  identifiable  from  this  information.  
  • At  any  time,  you  may  ask  that  we  stop  processing  your  personal  data  and  that  we  safely  and  securely  delete  the  information  you  gave  us.   

Your  identity  and  your  other  personal  data  will  be  disclosed  within  Brunel  University  on  a  need  to  know  basis  only  and  will  not  be  disclosed  to  any  third  parties  without  your  consent  unless  there  are  legitimate  reasons  requiring  us  to  do  so,  for  example,  where  the  information  you  have  provided  highlights  a  potential  risk  to  a  person’s  health  and  safety.  

Please  be  aware  that  if  you  disclose  on  an  anonymous  basis,  Brunel  University  London  is  not  able  to  commit  to  taking  any  formal  action.  However,  Brunel  University  London  will  review  and  keep  an  anonymised  record  of  your  report  to  identify  whether  there  have  been/are  other  similar  reports  and  whether  there  is  a  pattern  of  behaviour or  trends  which  should  be  addressed.  In  order  for  us  to  be  able  to  assist  you  fully,  we  encourage  you  to  report  with  contact  details.  

We  are  collecting  this  information  because  the  University has  a  legitimate  interest  in  ensuring  staff  and  students  at  the  University  are  safe  and  receiving  support  for  incident  and/or  concern  affecting  them.   

Our  Data  Protection  Officer  is  Mary Liddell.  You  can  contact  our  Data  Protection  Officer  for  further information  on  how  we  protect  your  data  or  to  request  a  copy  of  the  data  you  enter  into  this form. 

To  see  more  about  how  we  protect  your  data  see  Brunel  University  London’s data  protection policy

There are two ways you can tell us what happened